Politique de confidentialité

Dans le cadre de son activité commerciale, la société Haikey SAS, présidée par Axel Graffin, est amenée à traiter des informations vous concernant. Lors de la création d’un compte Utilisateur sur l’application Haikey, certaines informations renseignées sont conservées dans un but d’identification et de suivi d’utilisation.
Ces données concernent toute information identifiant de manière directe ou indirecte une personne physique : mail, mot de passe (chiffré), prénom, nom de famille, etc.
Le présent document vise à informer de manière transparente les conditions dans lesquelles Haikey collecte, traite, conserve, archive et supprime les données des Prospects, Utilisateurs et Clients.

Haikey, société par actions simplifiée, demeurant au 149 avenue du Maine 75014, Paris met à disposition l’application Haikey disponible sur les stores, que l’Utilisateur est libre de télécharger. Ce faisant, l’Utilisateur accède à son coffre-fort personnel, lui permettant de stocker et d’anticiper la transmission de messages et d’informations personnels à destination de ses proches.

Dans le strict respect des réglementations en vigueur, nous traitons principalement
– Des données personnelles recueillies directement auprès de l’Utilisateur lors de son inscription au service Haikey
– Des données personnelles recueillies en ligne et liées au fonctionnement de Haikey
– Des données personnelles réunies sous la forme d’étude globale en vue de réaliser des audits de sécurité

Nous utilisons uniquement les données personnelles de manière responsable, toujours dans une optique précise et utile en vue d’améliorer nos services, de suivre l’activité ou de satisfaire aux obligations légales en vigueur.
Vous données sont utilisées dans les cas décrits ci-dessous :

1) Utilisation du service
Création et validation du compte
Gestion du profil utilisateur
Contact avec le service client

2) Amélioration de nos services
Ajout des contacts
Pilotage de l’application en temps réel
Sécuriser l’activité
Gérer les incidents informatiques
Lutter contre les attaques de toute forme

3) Respect des obligations légales et réglementaires
Lutter contre la fraude
Lutter contre l’utilisation de l’application dans un but contraire à la Loi et à son usage comme décrit dans les CGV

4) Lien avec l’Utilisateur
Réalisation des actions de marketing et de communication
Proposer des nouvelles offres en lien avec notre activité
Réaliser des statistiques d’utilisation en vue d’améliorer l’expérience Utilisateur

Les durées de conservation, définies de manière précise, veillent à ne pas excéder le temps strictement nécessaire à la bonne exécution du traitement.
Les informations collectées ayant pour finalité l’exécution de l’application, le bon fonctionnement des produits et services ou les réclamations sont conservées le temps de l’utilisation.

Plus précisément, voici les données collectées par Haikey, ainsi que leur durée de conservation
– Données renseignées par l’Utilisateur à la création :
● Email
● Mot de passe (chiffré)
● Nom
● Prénom
● Numéro de téléphone
● Code secret

Ces données ayant pour finalité le fonctionnement de Haikey et des services, celles-ci sont conservées le temps de l’utilisation. Elles sont ensuite archivées pour une durée de cinq ans, afin de garder la trace des informations fournies par l’Utilisateur et pouvoir retrouver des informations demandées par lui ou ses proches dans ce délai, après vérification par Haikey des autorisations.

– Informations des contacts : uniquement si le contact est choisi pour être utilisé dans Haikey. Nous ne stockons pas les informations des contacts lorsque l’app accède au répertoire de l’Utilisateur.
● Nom/Prénom
● Email (si présent)
● Téléphone (si présent)

Ces données ayant pour finalité le fonctionnement de Haikey et des services, celles-ci sont conservées le temps de l’utilisation. Elles sont ensuite archivées pour une durée de cinq ans, afin de garder la trace des informations fournies par l’Utilisateur et pouvoir retrouver des informations demandées par lui ou ses proches dans ce délai, après vérification par Haikey des autorisations.

– Informations des assets (stockage par AWS)

• Titre
• Metadatas
• Nom de fichier
• Pièces jointes : images, vidéos, audios, documents

Ces données ayant pour finalité le fonctionnement de Haikey et des services, celles-ci sont conservées le temps de l’utilisation. Elles sont ensuite archivées pour une durée de cinq ans, afin de garder la trace des informations fournies par l’Utilisateur et pouvoir retrouver des informations demandées par lui ou ses proches dans ce délai, après vérification par Haikey des autorisations.

– Informations de visite
● Adresse ip
● User agent

Ces données correspondent à des données de visite, Haikey les conserve ainsi selon le cadre légal, c’est à dire 13 mois maximum.

Les informations collectées pour une finalité de prospection ou de relation commerciale envers des prospects sont conservées le temps de l’utilisation. Elles sont ensuite archivées pour une durée de trois ans, afin de garder trace de la preuve du début de la relation entre Haikey, l’Utilisateur et le lien de prospection.

Les données de facturation sont quant à elles conservées dix ans, conformément aux prescriptions légales.
Haikey a également accès aux données des produits achetés sur les stores concernant l’application Haikey mais uniquement pour le type de produit, pas les informations de paiement.

Afin de respecter les obligations prévues par la Loi Française, Haikey suit les recommandations de la CNIL en terme de protection des données.

Vos données personnelles sont confidentielles, Haikey ne les utilise qu’à des fins privées dans un but de suivi et d’amélioration du service, personnel ou global, ou pour répondre à une demande d’une autorité administrative et judiciaire habilitée et reconnue.

La réglementation à laquelle la société Haikey SAS est soumise impose un haut niveau de sécurité et de confidentialité concernant vos données : la conservation, l’exploitation ou la transmission s’effectue dans le cadre de règles et de procédures strictes.

L’Utilisateur dispose ainsi d’un droit
– d’accès, de rectification, d’opposition, de limitation, d’effacement et de portabilité de vos données personnelles.
– à définir des instructions concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos données personnelles, après votre décès
– de réclamation auprès de la CNIL

Nos mesures
– Techniques, avec notamment le chiffrement des données ajoutées sur Haikey
– De stockage, en utilisant des serveurs sécurisés
– De veille, avec des contrôles réguliers sur vos données et l’application

Des partenaires de confiance
Nos sous-traitants et prestataires sont choisis avec soin par Haikey qui s’assure de leur haut niveau de garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées. De ce fait, nous faisons en sorte que le traitement de vos données réponde aux exigences des réglementations en vigueur concernant la protection des données personnelles.

Haikey veille au grain
Si Haikey constate un incident ayant un impact sur les données personnelles, selon le cadre imposé par la réglementation, il le notifie à la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) dans un délai maximum de 72 heures après en avoir pris connaissance. Dans le cas d’un souci majeur remonté par la CNIL, Haikey préviendra ses Utilisateurs des risques ainsi que des actions à mener, en suivant les conseils prodigués par la CNIL.

Nos prospects, clients et autres acteurs travaillant conjointement avec nous (notamment sur la sécurité informatique) peuvent également contribuer au maintien de notre niveau de sécurité vis-à-vis des données personnelles. Nous les invitons à respecter les règles que nous préconisons et à nous faire part de toute anomalie qu’ils pourraient détecter.

Droit d’accès
Demandez quelles données personnelles vous concernant font l’objet d’un traitement par nos services et obtenez-en une copie en nous contactant directement par mail à contact@haikey.fr.

Vous pouvez également nous envoyer un courrier à l’adresse suivante : 149 avenue du Maine 75014 Paris en précisant l’objet de votre demande
– Droit de rectification pour la modification de vos données personnelles si celles-ci sont inexactes ou incomplètes
– Droit d’opposition pour solliciter la fin du traitement de vos données par Haikey, ou en vous désabonnant directement de nos envois commerciaux par mail notamment
– Droit à l’oubli, supprimant ainsi votre compte Haikey de manière définitive. Afin de répondre à nos obligations légales, les données feront l’objet d’un archivage intermédiaire pour une durée de 5 ans puis seront définitivement anonymisées à l’issue de ce délai

Dans le cadre de l’exercice du droit à la portabilité, nous vous restituerons les données déclaratives, qui sont les données que nous pouvons être amenées à recueillir directement auprès de vous ou des données collectées indirectement auprès de tiers avec lesquels nous avons un lien contractuel.

Ne seront en revanche pas restituées les données liées au fonctionnement des produits et services, les données personnelles provenant d’informations publiques et les données personnelles utiles pour un usage de contrôle auprès d’auditeurs externes.

Droit de définir des directives sur le devenir de ses données à son décès
L’exercice de ce droit vous permet de définir des instructions concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos données personnelles, après votre décès.
Du fait de son fonctionnement, Haikey supprime automatiquement les coffres qui ont été ouverts suite à la libération de ceux-ci (cf fonctionnement de Haikey sur notre FAQ sur www.haikey.fr).
Haikey conserve ensuite les données personnelles du défunt dans le cadre légal imposé par les autorités judiciaires.

Le délégué à la Protection des Données
Le délégué à la protection des données Haikey veille au respect des réglementations et est l’interlocuteur privilégié avec la CNIL, l’autorité compétente pour les questions de respect et protection des données.

Il est possible de le contacter en indiquant “délégué à la protection des données” en objet d’un mail à destination de contact@haikey.fr ou par voie postale à l’adresse indiquée ci-dessus.

Parce que chaque utilisateur a des besoins spécifiques, nous pouvons être amenés à analyser les données personnelles collectées pour proposer aux Utilisateurs des produits et services sur-mesure, correspondant à leurs attentes et besoins.
Par ailleurs, nous pouvons être amenés à réaliser un certain nombre d’opérations d’évaluation automatisées. Toutefois, les résultats de ces opérations ne constituent qu’un support d’aide à la décision, qui sera définitivement prise à l’issue d’une intervention humaine.
Haikey ne peut prospecter par voie électronique qu’à la condition d’avoir recueilli le consentement préalable de l’Utilisateur, sauf dans le cadre des exceptions prévues par la CNIL qui sont les suivantes
– En cas de souscription à nos services
– En cas d’action volontaire de la part de l’Utilisateur de s’abonner
– Si la prospection concerne des produits ou services analogues à ceux déjà fournis
– Si la prospection n’est pas de nature commerciale
Vous avez la possibilité de vous opposer à la prospection via le lien de désinscription présent dans nos mails. Vous pouvez également exercer votre droit d’opposition en envoyant un mail à contact@haikey.fr.

Dans l’hypothèse où l’Utilisateur ne souhaite pas faire l’objet de prospection commerciale par téléphone, il peut faire opposition directement sur le site www.bloctel.gouv.fr.
Toutes les modifications de traitement ou révisions seront consignées dans cette page et signalées par la mise à jour de la date de publication.

Date de publication : 28 avril 2022